Bevor man mit der Eventfotografie loslegt, sollte man den passenden Event-Fotografen finden. Man sollte herausfinden, was man vom Eventfotografen wünscht oder erwartet, dieser sollte auch was vom Thema der Veranstaltung verstehen, man sollte sich auch auf Portalen für Fotografie umsehen und wenn einem der Fotograf zusagt den Namen merken.

Bei dem Eventfotografen ist es so wie beim Bäcker mit den Brötchen: Der eine backt seine Brötchen völlig anders und einem gefällt dieser Stil persönlich nicht, deshalb sollte man bevor man sich für den Eventfotografen entscheidet, erstmal unterschiedliche Fotografen unter die Lupe nehmen. Zudem kann es sein, dass einem die Bilder des Event-Fotografen gefallen, die Sympathie entscheidet jedoch, für welchen Event-Fotografen man sich entscheidet, Kunden und Fotograf sollten gut miteinander harmonieren. Bei größeren Veranstaltungen ist es meist sinnvoll wenn man sich mehrere Parteien an einen Tisch holt, Veranstalter, Fotograf und Eventagentur. Im Nachhinein kann man versaute Bilder später nicht mehr korrigieren, da man falsche Absprachen getroffen hatte.

Was der Eventfotograf wissen sollte

Der Eventfotograf braucht das Datum, Dauer, Ort und Art der Veranstaltung und diverse Informationen über Verwendungszweck, Nutzungsrechte, gewünschte Leistungen, Zeitpunkt, an dem die Bilder fertig sein sollen und natürlich das zur Verfügung stehende Budget.

Ein- und Ausgaben für Eventfotografen

Das Budget ist schon ausschlaggebend und man sollte sich selber fragen, was man denn eigentlich genau haben möchte und wofür man die Bilder braucht. So eine Eventfotografie ist nicht billig und die Preisgestaltung vom jeweiligen Fotografen abhängig – zur Eventfotografie gehört eine aufwendige Bildbearbeitung und bei größeren Veranstaltungen kommt ein Backup oder eine Zweitkamera und ein paar speziellere Objektive, Blitzgeräte, Speicherkarten und noch Stative hinzu. Der Fotograf kann Ausgaben bis zu einem fünfstelligen Betrag haben, wenn dieser 100 Euro pro Stunde verlangt, dann hat er noch einen günstigen Preis für den Kunden gemacht.

Briefing ist sehr wichtig

Die beste Grundlage für die Eventfotografie ist ein ausführliches Briefing, man sollte vorher Rücksprache mit dem Fotografen halten. Wichtige Punkte für ein gutes Briefing sind unter anderem der Beginn der Veranstaltung, Zugang für den Fotografen, Ansprechpartner vor Ort und Erreichbarkeit, Ablauf- und Lageplan, Liste mit wichtigen Personen, gewünschte Einstellungen, Lichtsituationen, Dresscode, Verwendungszweck und benötigte Bildauflösung, Lieferung der fertigen Bilder, Megadaten und sonstige Besonderheiten.

Zulassungen zu den Veranstaltungen, Erreichbarkeit und Lageplan

Hat man die Uhrzeit für den Anfang der Veranstaltung abgestimmt, ist es wichtig über den Zugang für den Fotografen zum Veranstaltungsort zu sprechen. Der Eventfotograf wird meistens auf die Gästeliste gesetzt, doch manchmal ist es notwendig, dass der Fotograf beim Veranstalter als Pressefotograf bezeichnet wird, was vor allem wichtig ist, wenn es unterschiedliche Anstecknadeln und Zugangsberechtigungen gibt. Es sollte auf jeden Fall sichergestellt sein, dass der Fotograf auch die notwendigen Zugangsrechte für alle Bereiche erhält. Ein Presseausweis wäre sehr hilfreich, womit man schon häufig eigenständig kurz vor Anfang der Veranstaltung zugelassen werden kann. Für die Veranstaltung sollte man ein wenig mehr Zeit einplanen, um dann rechtzeitig startbereit zu sein. Ein Lageplan ist sehr hilfreich, um einen Treffpunkt zu vereinbaren und auch zu wissen wie lange die Laufwege von einem zum anderen Ort innerhalb des Events sind.

Man sollte die Mobilnummer des Eventfotografen haben, auch eine Netzabdeckung am Veranstaltungsort ist oftmals eingeschränkt, im Vorfeld sollte man einen abgestimmten Treffpunkt ausmachen.

Der entscheidende Moment bei wichtigen Persönlichkeiten

Bei wichtigen Persönlichkeiten sollte man zur rechten Zeit am rechten Ort sein, das ganze kann man dem Ablaufplan entnehmen und auf dem Lageplan kann man sehen, wo das ganze stattfindet. Bei Tagungen wenn der Bundeskanzler spricht wäre ein Sicherheitscheck wichtig, ein definierter Bereich für Kameras und Pressefotografen ist dann vorgegeben, wenn wichtige Motive geplant sind, das ist dann zu berücksichtigen.

Bildmotive für den Event-Fotografen

Was die Motivwahl betrifft hat man bei den Einsätzen als Eventfotograf die freie Hand, manchmal ist es jedoch so, dass man ein bestimmtes Motiv wünscht, wie beispielsweise eine wichtige Person mit einer anderen oder auch der Keynote-Speaker, der einen wichtigen Gegenstand hält, während er mit dem Publikum spricht.

Lichtsituationen

Der Eventfotograf wird mit vielen Lichtsituationen konfrontiert, während der Keynote-Speaker hervorragend ausgeleuchtet ist, sind es die anderen Personen vielleicht gar nicht, geschweige denn das Publikum, das meist nicht so gut beleuchtet ist. Manchmal zeigen sich auf dem Foto Schatten, die das menschliche Auge gar nicht sehen kann, man sollte daher genau abschätzen, ob jetzt geblitzt wird oder nicht. Meist ist es besser ohne Blitz zu arbeiten, dann sind zwar die technischen Anforderungen höher, doch die Ergebnisse rechtfertigen den Mehraufwand. Das Resultat ist, dass die Bilder natürlicher sind und es für Redner und Gäste kaum Verwirrungen gibt. Meistens stimmt sich der Eventfotograf auch mit dem Beleuchter ab, zu welcher Situation beleuchtet werden muss. Wenn es sich nicht vermeiden lässt zusätzliches Blitzlicht zu verwenden, kann man gegen eine helle Decke blitzen, was ein viel weicheres Licht erzeugt, als wenn man das Blitzgerät direkt auf Personen richtet.

Während des Events

Während des Events gibt es zwei Formen der Fotografie, die inszenierte und die dokumentarische Fotografie, wobei manchmal die Grenzen verschwimmen. Bei der Eventfotografie handelt es sich häufig um die dokumentarische Form, was sie öfters ohne Zweifel ist, natürlich kann es auch sein, dass die Art und Weise wie das Event gestaltet ist, für den jeweiligen Anlass völlig überzogen ist. Auch wenn man dokumentarisch fotografiert, kann man keine authentischen Bilder machen, was ein besonders wichtiger Aspekt bei der Fotografie ist. Bei der inszenierten Fotografie kann man Bilder von den Protagonisten machen, die ihre Arbeit genauer vorstellen. Meistens werden Situationen dargestellt, in der die Personen um einen Tisch herum versammelt stehen und arbeiten. Man könnte auch einen echten Anlass schaffen wie einen Workshop und diesen dann dokumentarisch mit der Kamera begleiten. Die inszenierte Fotografie ist authentischer wie sich bisher bewiesen hat, für alle Beteiligten ist diese Möglichkeit sicherer, kommentieren kann man auch noch später – so geht einem keine Arbeitszeit verloren.

Meistens ist es auch notwendig mit mehreren Fotografen zusammenzuarbeiten, da die Größe der Konferenz einen geradezu erschlägt, häufig ist es auch für den Fotografen unmöglich, alle parallel laufenden Panels zu fotografieren, wie beispielsweise bei Preisverleihungen. Ausschlaggebend hierfür ist es ein eingespieltes Team zu sein, ohne interne Konkurrenz. Sehr wichtig sind auch Fotografen-Assistenten, um dann Speicherkarten an den Assistenten weiterzugeben. Während der Fotograf sich um die Fotografie kümmert, kann der Assistent die Bilder in den Adobe Lightroom übertragen und eine erste Auswahl erstellen und auch ein Backup.

Nach dem Event

Die ersten Bilder werden meistens für die Presseberichterstattung benötigt, deshalb ist es auch wichtig, dass man im Vorfeld mit dem Fotografen abstimmt wann welche Aufnahmen benötigt werden. Im Normalfall werden die fertigen Bilder auf dem Server zum Download zur Verfügung gestellt, auf dem Server des Kunden.

Die Aufnahmen sind in einer hochauflösenden und einer webtauglichen Version verfügbar, zudem wird eine Webgalerie erstellt, damit man einen guten Überblick der Bilder erhält und diese intern leicht verbreitet werden können. Meistens werden die Bilder für die Kunden zur redaktionellen Eigennutzung freigegeben, damit können die Bilder für die Pressearbeit oder auch für die Unternehmen-Webseite genutzt werden – wie lange die Nutzungsrechte dann freigegeben werden hängt vom jeweiligen Eventfotografen ab. Wenn man auf einer Webseite des Unternehmens die Bilder veröffentlicht, so hat der Fotograf das Recht auch namentlich genannt zu werden.

Sehr nett ist es im übrigen wenn sich die Firma Zeit für eine Nachbesprechung mit dem Fotografen nimmt, um ihm positives oder auch negatives Feedback zu geben, schließlich sind beide Optionen für beide Parteien hilfreich, da man irgendwann das nächste Event vom Fotograf in Szene setzen lassen möchte.